Трудовые книжки заполняются нанимателем (за исключением нанимателя — физического лица) на всех работников, работающих свыше 5 дней, в том числе поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной.
Основанием для внесения записи о приеме на работу в трудовую книжку является приказ (распоряжение) нанимателя. Такая запись должна соответствовать формулировке приказа (распоряжения) и вносится в течение 7 календарных дней после его издания.
В трудовую книжку работника вносятся сведения о приеме на работу, о заключении трудового договора (в том числе на неопределенный срок, срочного трудового договора, контракта). При этом сведения об условии выполнения работы по срочному трудовому договору, например на время исполнения обязанностей временно отсутствующего работника, в трудовую книжку не вносятся.